Ratgeber Instandhaltungsrücklage
Die Instandhaltungsrücklage: Absicherung für harte Zeiten
In diesem Maierimmobilien Ratgeber geht es um das für Wohnungseigentümergemeinschaften so wichtige Thema Instandhaltungsrücklage. Wir erklären, was sie ist, warum sie so wichtig ist, wie hoch sie ausfällt oder ausfallen sollte und was Sie beachten können – sowohl als Mieter, Vermieter, Käufer und Verkäufer als auch als Steuerzahler.
Was ist Sinn und Zweck der Instandhaltungsrücklage?
Die Instandhaltungsrücklage dient gemäß Wohnungseigentumsgesetz (WEG) der Absicherung von Wohnungseigentümern sowie Eigentümergemeinschaften in einem Mehrparteienhaus und soll die Bausubstanz (und damit den Wert) einer Immobilie schützen. Reparaturen können aus dieser Rücklage bezahlt werden – auch solche, die kurzfristig anfallen. Dies ist insbesondere deswegen wichtig, weil mit der Instandhaltungsrücklage Kosten gedeckt werden, die beim Gemeinschaftseigentum anfallen – bei einem Mehrfamilienhaus also bspw. das Dach, das Treppenhaus oder die Gartenanlage. Übrigens: Auch, wenn der Begriff der Instandhaltungsrücklage gängiger ist, heißt die Rücklage seit 1.12.2020 korrekterweise „Erhaltungsrücklage“ (siehe §19 WEG).
Ist die Instandhaltungsrücklage verpflichtend?
Die Instandhaltungsrücklage oder Erhaltungsrücklage ist nicht gesetzlich vorgeschrieben (außer bei Sozialwohnungen), das WEG empfiehlt sie aber. Bei Eigentumswohnungen, bzw. Eigentümergemeinschaften ist die Instandhaltungsrücklage meist gegeben – ihre Höhe wird gemeinschaftlich entschieden. Es gibt Richtwerte und sogar eine Formel, anhand derer eine realistische Höhe der Instandhaltungsrücklage berechnet werden kann. Wichtig: Wird eine zertifizierte Hausverwaltung bestimmt (die Eigentümergemeinschaft gibt die ordentliche Hausverwaltung also ab), ist diese Verwaltung verpflichtet, eine Instandhaltungsrücklage anzulegen. Grundsätzlich gilt, dass eine Eigentümergemeinschaft sich gegen das Anlegen einer Instandhaltungsrücklage entscheiden kann – einzelne Eigentümer haben dann aber das Recht, auf ordnungsgemäße Verwaltung zu klagen.
Wie hoch sollten die Rücklagen für die Eigentumswohnung sein?
Da die Instandhaltungsrücklage nicht gesetzlich vorgeschrieben wird, gibt es auch nicht die eine Anleitung, um ihre Höhe zu berechnen. Es gibt aber einige Zahlen, an denen man sich wunderbar orientieren kann (und eine Formel, zu der kommen wir gleich), um realistische Rücklagen für Wohnung oder Haus zu ermitteln:
- Die Eigentümergemeinschaft kann sich an Werten für die Instandhaltungsrücklage bei Sozialwohnungen orientieren, die hier gesetzlich vorgeschrieben ist. Es existieren hier Mindest- und Maximalwerte pro Quadratmeter, die sich vor allem am Alter der Immobilie orientieren.
- Die Eigentümergemeinschaft kann Gutachter hinzuziehen, um realistische Instandhaltungskosten pro Jahr zu berechnen. Auch können Vergleichswerte helfen, die aus der Historie vergleichbarer Immobilien gewonnen werden können.
- Erfahrungswerte helfen immer. Die Eigentümergemeinschaft oder Hausverwaltung kann anhand der letzten Jahre sehr genau Erhöhungen oder Senkungen der Instandhaltungsrücklage festlegen. Hierbei hilft ein präziser Jahreswirtschaftsplan, indem alle Einnahmen und Ausgaben der Gemeinschaft vermerkt werden, enorm.
- Als Faustregel bei Neubauten gilt, dass etwa 0,8 bis 1% des Kaufpreises ab Fertigstellung pro Jahr zurückgelegt werden können. Bei einem Kaufpreis von 500.000 Euro also etwa 4.000 bis 5.000 Euro jährlich.
- Bei Immobilien, bei denen die Baukosten bekannt oder relativ bekannt sind, kann sich auch die Peterssche Formel anbieten:
Instandhaltungsrücklage berechnen: die Peterssche Formel
Die Peterssche Formel eignet sich zur Berechnung der Instandhaltungsrücklage, wenn die Baukosten pro Quadratmeter gut oder vollkommen bekannt sind. Die Formel lautet:
Baukosten pro qm x 1,5 : 80
Gehen wir mal von einer Immobilie aus, deren Baukosten 1000 Euro pro qm betrugen. Dies ergibt:
1000 x 1,5 : 80 = 18,75 Euro / Jahr
Die Formel geht dann davon aus, dass 65 bis 70 Prozent von diesem Betrag auf das Gemeinschaftseigentum anfallen. Wir gehen hier von 70% aus.
18,75 x 70 : 100 = 13,125 Euro / Jahr
Unsere Beispielimmobilie verfügt über 500 qm Wohnfläche.
13,125 x 500 = 6.562,50 Euro, die pro Jahr als Rücklage gebildet werden sollten.
Diese Summe wird natürlich je nach Wohnfläche der einzelnen Parteien entsprechend aufgeschlüsselt.
Der Hintergrund: Die Peterssche Formel geht davon aus, dass nach 80 Jahren die 1,5-fache Geldmenge nötig wäre, um dieselbe Immobilie neu zu bauen.
Bei Altbauten, wo die Baukosten oft nicht (mehr) bekannt sind, und bei Neubauprojekten, bei denen vor Fertigstellung die Instandhaltungskosten berechnet werden sollen, eignet sich die Formel weniger. Auch müssen Sie daran denken, dass sich Baukosten für vergleichbare Objekte je nach Lage und Region erheblich unterscheiden können.
Die Höhe der Instandhaltungsrücklage wurde falsch angesetzt – was nun?
Der Bestfall zuerst: Wird die Instandhaltungsrücklage zu hoch geschätzt oder berechnet, kann das angesparte Geld zum Beispiel auf einem gesonderten Festgeldkonto angelegt werden (denken Sie aber daran, dass dieses Geld dann nicht mehr als Rücklage zur Verfügung steht). Wichtig hierbei ist, dass dies Aufgabe der Hausverwaltung ist, wenn eine eingesetzt wurde, oder per Beschluss der Eigentümergesellschaft erfolgt, falls keine Hausverwaltung eingesetzt ist. Auf die daraus erfolgenden Erträge sind Steuern zu entrichten. Natürlich kann die Eigentümergemeinschaft zudem eine Senkung beschließen. Dies ist zu jeder Eigentümerversammlung möglich. Diese findet wenigstens einmal im Jahr statt. Einen rechtlichen Anspruch auf Auszahlung des Überschusses gibt es nicht. Die Eigentümer können aber über eine Auflösung eines Teils der Rücklage abstimmen.
Ist die Instandhaltungsrücklage aber zu niedrig angesetzt und fehlt der Eigentümergemeinschaft Geld, um Reparaturen und andere Maßnahmen zum Schutz und Werterhalt der Immobilie durchzuführen, kann es zu einer Sonderumlage kommen. Und diese Sonderumlage bedeutet, dass alle Eigentümer oft sehr schnell sehr viel Geld aufbringen müssen, um dringende Reparaturen am Gemeinschaftseigentum durchzuführen. Zwar können Eigentümer bei der Wohnungseigentümergemeinschaft Ratenzahlung beantragen – das finanzielle Risiko ist trotzdem enorm. Und die Gemeinschaft ist auch nicht verpflichtet, einer in irgendeiner Form gearteten Ratenzahlung zuzustimmen. Eine niedrige Instandsetzungsrücklage mag also auf den ersten Blick verlockend wirken (Eigentümer sparen monatlich Geld und potenzielle Käufer finden dies von Haus aus attraktiv), kann sich aber schnell und vor allem bitter rächen.
Die Instandhaltungsrücklage: Geldtopf für alles und alle?
Wie und wo wird die Instandhaltungsrücklage angelegt?
Der von der Eigentümergemeinschaft eingesetzte Verwalter oder zertifizierte Verwalter (ersterer kann Eigentümer sein, bei letzterem gibt die Gemeinschaft die Verwaltung an professionelle Dienstleister ab und verpflichtet sich zur Instandsetzungsrücklage) verwaltet die Rücklage. Bei einem zertifizierten Hausverwalter ist dies in der Regel ein ausgewiesener Fachmann, dessen Urteil über die nötige Höhe und die Verwendung der Instandsetzungsrücklage meist wesentlich genauer und professioneller ist als das eines Laien. Das Geld wird so oder so auf einem gesonderten Konto eingezahlt. Es darf ausschließlich für fest vorgeschriebene Zwecke verwendet werden. Der Hausverwalter überwacht dabei den regelmäßigen und rechtzeitigen Zahlungseingang aller Eigentümer. Welche Kontoart gewählt wird, ist nur in dem Sinne wichtig, dass der Zugriff auf das Geld jederzeit und sofort gewährleistet sein muss.
Zweckbindung der Instandhaltungsrücklage
Die Instandhaltungsrücklage darf ausschließlich für Instandsetzung und Instandhaltung der Immobilie verwendet werden, niemals aber für laufende Kosten wie Heizkosten, Müllentsorgung oder den Kaminkehrer. Logischerweise steht die Rücklage auch nicht einzelnen Eigentümern zur Verfügung, um damit neue Teppiche oder Esstische für die eigenen vier Wände zu kaufen.
Spezialfall Instandhaltungsrücklage: Mieter, Steuern und Verkauf
Darf ich die Instandhaltungsrücklage auf den Mieter umlegen?
Kurze Antwort: nein. Die Betriebskostenverordnung ist hier strikt (§ 1 BetrKV). Die Gesamtjahresabrechnung darf die Instandsetzungsrücklagen und Kosten für Instandsetzung und Instandhaltung nicht beinhalten.
Kann ich die Instandhaltungsrücklage steuerlich geltend machen?
Ja. Wenn Sie die Immobilie vermieten. Und wenn die Instandsetzungsrücklage auch tatsächlich für Instandsetzungen verwendet wurde. Denn dann (und nur dann) können Sie die Instandsetzungsrücklage als Werbungskosten von der Steuer absetzen. Wichtig ist auch, dass die Instandsetzungsrücklage in einem Kaufvertrag gesondert aufgeführt wird, da Sie für diese keine Grunderwerbsteuer zahlen müssen, wenn Sie die getrennte Auflistung beachten. Und: Sollten Sie Überschüsse der Rücklage auf einem Festgeldkonto platziert haben (bzw. Ihre Eigentümergemeinschaft), fallen auf die dadurch erzielten Gewinne Steuern an.
Was passiert mit der Instandhaltungsrücklage, wenn die Immobilie verkauft wird?
Wird die Immobilie verkauft, geht die Instandsetzungsrücklage auf den neuen Eigentümer über. Dies sollten Käufer und Verkäufer bei der Festlegung oder Einschätzung von Kaufpreisen beachten. Die Höhe der Rücklage für die Eigentumswohnung innerhalb einer Eigentümergemeinschaft erfragen Käufer am besten beim Verwalter. Hierbei ist es sehr wichtig, genau darauf zu achten, was tatsächlich bezahlt und ausgegeben wurde. Ziehen Sie im Zweifel zudem immer einen Gutachter hinzu, um einschätzen zu können, wie hoch der Reparatur- und damit Kostenaufwand für die Immobilie ist, wie ihr Zustand ist usw. Es gilt: Ist die aktuelle Rücklage nicht hoch genug, können Sie als Käufer später böse Überraschungen erleben, wenn es plötzlich zu Sonderumlagen kommt.