Ratgeber Nebenkostenabrechnung
Der Maierimmobilien Ratgeber: Nebenkostenabrechnung leicht gemacht
Die Nebenkostenabrechnung oder Betriebskostenabrechnung ist einmal im Jahr für Vermieter und Mieter wichtig. Ist sie zu hoch, welche Posten wurden erfasst und dürfen erfasst werden und wie rechnet man korrekt Warmwasser oder Heizkosten ab? Diese und viele weitere Fragen stellen Sie sich vielleicht. In unserem Maierimmobilien Ratgeber zum Thema Nebenkostenabrechnung finden Sie Informationen. Erfahren Sie hier, welche Betriebskosten umlagefähig sind, welche Rolle Fristen und Abrechnungszeiträume spielen und welche klassischen Fehler Sie als Vermieter vermeiden und als Mieter beachten müssen.
Nebenkosten oder Betriebskosten – was ist der Unterschied?
Betriebskosten sind ganz genau in § 1 der Betriebskostenverordnung (BetrKV) definiert und in § 2 auch aufgelistet. Nebenkosten wiederum sind nicht rechtlich definiert und können alles beinhalten – auch Kosten, die nicht als Betriebskosten gelten dürfen.
Die Betriebskostenverordnung für Vermieter und Mieter
§ 1 und §2 BetrKV sagen klar, was Sache ist. An Definition und Auflistung können sich Vermieter und Mieter orientieren. Insbesondere für Mieter, die oftmals mit Laiensicht auf Verträge schauen, eignet sich die Betriebskostenverordnung, um den Mietvertrag zumindest oberflächlich nach ersten Fehlern oder Unklarheiten zu durchsuchen.
Die Betriebskostenabrechnung – welche Kosten sind umlagefähig?
Umlagefähige Kosten sind jene, die in § 2 BetrKV genannt werden. Umlagefähig bedeutet, dass der Vermieter die Kosten auf den Mieter umlegen kann – die Betriebskosten wirken sich also direkt auf die Höhe der Miete aus. Bedenken Sie, dass § 2 Punkt 17 BetrKV weitere Betriebskosten möglich machen könnte, die bei den Punkten 1 bis 16 nicht konkret erfasst sind. Dazu kommt, dass Vermieter gemäß § 556 Absatz 3 BGB verpflichtet sind, bei den umlagefähigen Nebenkosten nach bestem Wissen und Gewissen den Grundsatz der Wirtschaftlichkeit zu beachten. Kurz: Vermieter sollten dafür sorgen, dass die Betriebskosten auf einem realistischen und wirtschaftlich vertretbaren Niveau bleiben. Sonst kann die Nebenkostenabrechnung die Miete unnatürlich hoch gestalten – was erstens anfechtbar und zweitens für potenzielle Mieter wenig attraktiv ist.
Welche Kosten gehören nicht in die Nebenkostenabrechnung?
Andere Nebenkosten, vor allem jene, die sich aus der Verwaltung, Instandhaltung und Instandsetzung der Immobilie ergeben, dürfen nicht an den Mieter weitergegeben werden. Salopp ausgedrückt: Setzt der Vermieter einen Verwalter ein, der sich um die Immobilie kümmert, haben Mieter diesen Luxus nicht zu bezahlen. Dasselbe gilt für Instandsetzungs- und Instandhaltungsmaßnahmen wie Dachreparaturen oder das Auswechseln von Fenstern und anderen Elementen im Sinne der energetischen Sanierung zum Beispiel.
Wichtige Fakten zu Nebenkosten auf einen Blick
Neben der Tatsache, dass für Mieter nur jene Betriebskosten interessant sind, die in § 2 BetrKV genannt werden, spielen noch andere Fakten eine Rolle, wenn sie die Nebenkostenabrechnung prüfen wollen. Auch Vermieter können einige Dinge beachten, wenn sie die Nebenkostenabrechnung erstellen oder für kommende Mietverträge planen.
Die Nebenkostenabrechnung muss im Vertrag stehen
Im Mietvertrag muss gemäß § 556 BGB eine Vereinbarung über Betriebskosten getroffen werden. Dabei gibt es im Grunde genommen zwei Wege: Der übliche ist die Nebenkostenvorauszahlung, bei der Mieter monatlich eine im Mietvertrag festgelegte Summe für Betriebskosten vorauszahlen. Wichtig hierbei: Im Mietvertrag reicht diesbezüglich ein Hinweis auf § 2 BetrKV, außer, Punkt 17 kommt zur Geltung. Dann müssen die umlagefähigen Betriebskosten gesondert aufgelistet werden. Für Vermieter interessant: Vergessen Sie Kostenpunkte im Mietvertrag aufzulisten, die nicht von § 2 BetrKV Punkte 1 bis 16 beschrieben werden, können diese nur nachträglich aufgenommen werden, wenn die Mieter zustimmen.
Wird keine Nebenkostenvorauszahlung im Mietvertrag festgelegt, kann auch gemäß § 556 Absatz 2 Satz 1 BGB eine Nebenkostenpauschale bestimmt werden. Das Risiko hierbei: Die festgelegte Pauschale gilt. Ist sie zu hoch, profitiert der Vermieter, ist sie zu niedrig, profitiert der Mieter. Ein Recht auf Nachforderung, Rückerstattung oder Auszahlung existiert nicht.
Nebenkostenabrechnung: Fristen setzen, Fristen einhalten
Im Mietvertrag wird gemäß § 556 Absatz 3 festgelegt, dass eine Betriebskostenabrechnung jährlich zu erfolgen hat. Außerdem sagt das Gesetz:
„Die Abrechnung ist dem Mieter spätestens bis zum Ablauf des zwölften Monats nach Ende des Abrechnungszeitraums mitzuteilen. Nach Ablauf dieser Frist ist die Geltendmachung einer Nachforderung durch den Vermieter ausgeschlossen, es sei denn, der Vermieter hat die verspätete Geltendmachung nicht zu vertreten. Der Vermieter ist zu Teilabrechnungen nicht verpflichtet. Einwendungen gegen die Abrechnung hat der Mieter dem Vermieter spätestens bis zum Ablauf des zwölften Monats nach Zugang der Abrechnung mitzuteilen. Nach Ablauf dieser Frist kann der Mieter Einwendungen nicht mehr geltend machen, es sei denn, der Mieter hat die verspätete Geltendmachung nicht zu vertreten“.
Dadurch werden Fristen, Abrechnungszeiträume und vor allem Rechte und Pflichten klar benannt. Abweichungen von diesen Vorgaben im Mietvertrag wären also nicht rechtens. Es gilt also: Ist die Nebenkostenabrechnung verjährt, freut sich der Mieter. Dies sollten Vermieter im Auge behalten.
Nebenkosten und Steuer: Was ist absetzbar, was nicht?
Für Mieter gilt, dass sie gemäß Einkommensteuergesetz (EstG) 20 Prozent der Nebenkosten von der Einkommensteuer absetzen können. § 35a EstG legt ganz klar fest, welche Nebenkosten das sein können. Es gilt hierbei, dass Sie als Mieter sowohl Leistungen absetzen können, die Sie selbst in Auftrag gegeben haben, als auch Leistungen, die der Vermieter in Auftrag gegeben hat. Hierbei kann es sich zum Beispiel um Gartenpflege oder Schornsteinfegergebühren handeln. Da wir an dieser Stelle keine Steuerberatung leisten können und dürfen, empfehlen wir Mietern, sich an einen erfahrenen Steuerberater zu wenden, um hier weitere Informationen oder direkte Unterstützung anzufordern.
Für Vermieter gilt ebenfalls, dass viele Aufwendungen steuerlich geltend gemacht werden können. Ob klassische Betriebskosten oder andere Ausgaben für Verwaltung oder Instandhaltung: Hier können Sie massiv steuern sparen. Auch hier gilt, dass wir keine Steuerberatung anbieten können und dürfen. Vermieter sollten sich für dieses komplexe Thema an einen Steuerberater ihres Vertrauens wenden.
Wie Sie Heizkosten, Warmwasser, Kaltwasser und Abwasser abrechnen können
Warmwasser zählt, wie auch die Heizkosten, zu den warmen Nebenkosten. Sie stehen also für die berühmte Warmmiete. Geregelt wird die Abrechnung von Heizkosten und Warmwasser in der Verordnung über Heizkostenabrechnung (HeizkostenV). Diese sagt, dass der Verbrauch exakt mit Wärmezähler oder Heizkostenverteiler erfasst werden muss – pro Wohneinheit. Insbesondere die Paragrafen 7 und 8 der HeizkostenV sind interessant. Denn: 50 bis 70 Prozent des Warmwasser- und Heizkostenverbrauchs werden pro Wohneinheit gemessen, nur die restlichen Prozent werden nach Wohn- oder Nutzfläche verteilt. Dies bedeutet konkret, dass Mieter hier die Betriebskosten durch umsichtigen Verbrauch direkt beeinflussen können. Anders als bei Betriebskosten, die einzig per Verteilerschlüssel (also Kosten gemessen an Nutzflächen- oder Wohnflächengröße) ermittelt werden.
Kaltwasser und Abwasser sind solche Fälle. In der Regel sind keine individuellen Zähler pro Wohneinheit angebracht, wenn es um Kaltwasserverbrauch und Abwasser geht. Hier wird üblicherweise der Verbrauch oder die Nutzung nach Wohnfläche aufgeschlüsselt. Dieser Verteilerschlüssel sorgt für höhere Kosten bei größeren Wohneinheiten – was nicht immer fair ist. So wird eine große Singlewohnung weniger Kaltwasser verbrauchen als eine kleine Wohnung, in der eine ganze Familie lebt.
Nebenkostenabrechnung als Mieter prüfen: Pflichtangaben und häufige Fehler
Bei der Prüfung der Betriebskosten und Nebenkostenabrechnung gibt es eine Menge zu beachten. Zum einen können Sie sicherstellen, dass alle Informationen vorhanden sind. Diese Mindestangaben müssen in einer korrekten Betriebskostenabrechnung stehen:
- Abrechnungszeitraum und Zeitpunkt der Erstellung, um Wahrung oder Überschreitung von Fristen nachvollziehen zu können.
- Korrekte Angaben zur erfassten Wohneinheit.
- Der Vermieter oder Verwalter muss klar aus der Betriebskostenabrechnung als Aussteller hervorgehen.
- Die Gesamtkosten müssen exakt, transparent und nachvollziehbar aufgezeigt werden. Hierbei kann sich der Vermieter an § 2BetrKV orientieren.
- Der Verteilerschlüssel muss genannt und erklärt werden, inklusive des realen Anteils des Mieters an aufgeteilten Nebenkosten.
- Die Vorauszahlungen müssen korrekt aufgelistet und verrechnet sein.
Achten Sie zudem darauf, ob klassische Fehler bei der Erstellung der Betriebskostenabrechnung passiert sind. Auf diese Fallstricke können Sie achten, wenn Sie die Nebenkostenabrechnung prüfen:
- Fristen wurden überschritten oder der Abrechnungszeitraum ist falsch (mehr als 12 Monate)
- Es wurden nicht umlagefähige Betriebskosten (oder Nebenkosten) aufgelistet
- Die Nebenkostenabrechnung hält sich nicht an Vorgaben aus dem Mietvertrag (Höhe der Kosten, Anzahl der Posten etc.)
- Der Verteilerschlüssel ist falsch oder es werden plötzlich Heizkostenpauschalen genannt (die unzulässig sind)
- Der Grundsatz der Wirtschaftlichkeit wurde nicht gewahrt (die für Maßnahmen gewählten Handwerker waren zu teuer, im vergleich zur Konkurrenz vor Ort)
- Einmalkosten wurden erfasst (nur regelmäßige Kosten dürfen auf Mieter umgelegt werden)
- Leerstehende Wohnungen wurden nicht korrekt miteinbezogen (leere Wohnungen wirken sich auf den Verteilerschlüssel aus und müssen vom Eigentümer getragen werden)
Diese Liste hat keinen Anspruch auf Vollständigkeit. Als Faustregel gilt: Ist die Nebenkostenabrechnung sehr hoch, wirkt sie schludrig oder ist sie unvollständig, können Sie sich an Fachleute wie Makler und Anwälte wenden, die Ihre Betriebskostenabrechnung auf Herz und Nieren prüfen.